ECRS เป็นหลักคิดสำหรับลดขั้นตอนงาน ย่อมาจากคำถาม 4 ข้อที่ต้องถามกับทุกขั้นตอน
- E — Eliminate (ตัดทิ้ง) ขั้นตอนนี้ไม่ทำได้ไหม
- C — Combine (รวม) รวมกับขั้นอื่นให้ทำครั้งเดียวได้ไหม
- R — Rearrange (สลับ) เปลี่ยนลำดับ คนทำ หรือที่ทำ แล้วดีขึ้นไหม
- S — Simplify (ทำให้ง่าย) ทำให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น ผิดยากขึ้นได้ไหม
ECRS เป็น เครื่องมือแรกที่ควรหยิบ ทุกครั้งที่อยากลดเวลาหรือลดขั้นตอน ใช้ได้ทั้งงานผลิต งานคลัง และงานเอกสาร โดยไม่ต้องลงทุน
ทำไมลำดับห้ามสลับ
หัวใจของ ECRS คือ ถามว่าตัดทิ้งได้ไหมก่อนเสมอ ถ้าเริ่มจาก S คือพยายามทำขั้นตอนให้เร็วขึ้น เราอาจลงแรงไปกับขั้นตอนที่ไม่ควรมีอยู่ตั้งแต่แรก (หลักการลำดับ ECRS)
ตัวอย่าง: ทีมหนึ่งซื้อเครื่องพิมพ์ที่เร็วขึ้นเพื่อพิมพ์รายงานประจำวัน แต่ถ้าถาม E ก่อนจะพบว่าไม่มีใครอ่านรายงานนั้นเลย การตัดทิ้งได้ผลมากกว่าและไม่เสียเงิน
ยิ่งไล่ลงไปทางขวา ผลที่ได้ยิ่งน้อยลง
- E ขั้นตอนหายไปทั้งขั้น เวลา คน และความผิดพลาดของขั้นนั้นหายตาม
- C จำนวนครั้งที่ส่งต่อ หยิบ วาง ลดลง
- R ลดการรอและการเดินไปกลับ
- S ขั้นตอนยังอยู่ แค่ทำได้ง่ายขึ้น
วิธีใช้ ECRS ทีละขั้น
1. เขียนขั้นตอนปัจจุบันออกมาให้ครบ
ใช้ ผังกระบวนการ สำหรับงานผลิต หรือ Makigami สำหรับงานเอกสาร เขียนทุกขั้นตามที่ทำจริง ไม่ใช่ตามที่คู่มือเขียนไว้ แล้วใส่เวลาและระยะทางของแต่ละขั้น
2. แยกขั้นที่เพิ่มคุณค่ากับขั้นที่ไม่เพิ่ม
ขั้นที่เป็นการรอ ขนย้าย ตรวจซ้ำ หรือเก็บไว้ก่อน มักเป็นความสูญเปล่า (ความสูญเปล่า 7 ประการ)
3. ถาม E C R S กับทุกขั้นตามลำดับ
ใช้ 5W1H ช่วยถาม เช่น ทำไปทำไม (Why → E) ทำที่ไหน ใครทำ เมื่อไร (Where · Who · When → C และ R) ทำอย่างไร (How → S)
4. วัดผลด้วยวิธีเดิม
นับจำนวนขั้น เวลา และระยะทางหลังปรับปรุงด้วยวิธีเดียวกับตอนแรก แล้วเขียนเป็น งานมาตรฐาน ใหม่
ตัวอย่าง ECRS ในงานสำนักงาน
งานอนุมัติใบขอซื้อเดิมมีหลายขั้น
- E ตัดการถ่ายสำเนาเก็บไว้ที่แผนก เพราะระบบมีไฟล์อยู่แล้ว
- C รวมการตรวจงบประมาณกับการตรวจผู้ขายให้คนเดียวทำในรอบเดียว
- R ให้ฝ่ายบัญชีตรวจพร้อมกับหัวหน้าแผนก แทนการรอต่อคิว
- S ทำแบบฟอร์มให้เลือกจากรายการ แทนการพิมพ์ชื่อผู้ขายเอง
ผลที่ได้คือจำนวนขั้นและวันรอลดลง โดยไม่ต้องเพิ่มคน (ล่าช้า)
ตัวอย่าง ECRS ในงานผลิต
ไลน์ประกอบที่พนักงานต้องเดินไปหยิบชิ้นส่วนจากชั้นวางไกลจากโต๊ะ
- E ตัดการแกะบรรจุภัณฑ์ที่หน้าไลน์ ให้ผู้ส่งของส่งมาในกล่องที่หยิบใช้ได้เลย
- C รวมการขันน็อตสองจุดเป็นการขันครั้งเดียวด้วยจิ๊กที่จับชิ้นงานไว้
- R ย้ายชั้นวางชิ้นส่วนมาอยู่ในระยะเอื้อมตามลำดับการประกอบ
- S ใช้ถาดแบ่งช่องให้หยิบได้ทันทีโดยไม่ต้องมองหา (เศรษฐศาสตร์การเคลื่อนไหว · หลักการ)
จุดที่มักพลาด
- ข้าม E ไปเลย เพราะคิดว่า "ขั้นนี้ทำมาตลอด" ซึ่งไม่ใช่เหตุผลว่าจำเป็น
- ปรับขั้นที่ไม่ใช่คอขวด งานทั้งสายเร็วได้เท่าขั้นที่ช้าที่สุดเท่านั้น เริ่มจากขั้นนั้นก่อน (คอขวด)
- ตัดขั้นตรวจทิ้งโดยไม่มีอะไรแทน ถ้าจะตัดการตรวจ ต้องทำให้ความผิดพลาดเกิดไม่ได้ตั้งแต่ต้นทางก่อน
- ไม่ได้ทำมาตรฐานใหม่ ผ่านไปไม่กี่สัปดาห์คนก็กลับไปทำแบบเดิม
ECRS กับเทคนิคอื่น
ECRS อยู่ในขั้นคิดมาตรการของการแก้ปัญหา ใช้ต่อจากการเขียนผังกระบวนการและการหาความสูญเปล่า ดูภาพรวมว่าแต่ละเทคนิคอยู่ขั้นไหนได้ที่ เทคนิคไคเซ็น และดูตัวอย่างที่ใช้ ECRS แก้ปัญหาจริงในรูปแบบใบไคเซ็นได้ที่ ตัวอย่างไคเซ็น
คำถามที่พบบ่อย
ECRS กับ 5ส ต่างกันอย่างไร
5ส จัดพื้นที่และสิ่งของให้เป็นระเบียบ ส่วน ECRS จัดขั้นตอนการทำงาน งานหนึ่งอาจใช้ทั้งคู่ เช่น ใช้ ECRS ลดขั้นตอนแล้วใช้ 5ส กำหนดตำแหน่งของที่ต้องหยิบ
ใช้ ECRS กับงานที่มีขั้นตอนเดียวได้ไหม
ได้ ให้แตกขั้นนั้นเป็นการเคลื่อนไหวย่อย เช่น หยิบ ยก วาง หมุน แล้วถาม E C R S กับแต่ละการเคลื่อนไหว
ECRS ต้องทำเป็นทีมไหม
ไม่จำเป็น แต่ควรมีคนที่ทำงานนั้นจริงอยู่ด้วย เพราะคนทำรู้ว่าขั้นไหนทำเพราะจำเป็น และขั้นไหนทำเพราะเคยชิน
เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
กลุ่มปัญหาที่เกี่ยวข้อง
หลักการที่เกี่ยวข้อง
Thailand Kaizen Award จัดโดยสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) · เว็บนี้เป็นเครื่องมือช่วยเตรียมผลงาน ไม่ได้เป็นผู้จัดหรือผู้ตัดสินการประกวด