ไคเซ็นข้อเสนอแนะ (Kaizen Suggestion) คือการปรับปรุงงานเล็ก ๆ ที่คนหน้างานทำเองได้ แล้วเล่าให้คนอื่นเข้าใจภายในหน้าเดียว ใบที่ดีไม่ได้วัดจากความยาว ผู้ตรวจต้องอ่านแล้วตอบได้ทันทีว่า เดิมเป็นอย่างไร เปลี่ยนอะไร และดีขึ้นเท่าไร
บทความนี้ไล่ทีละหัวข้อตามโครง 7 ส่วนที่ใช้ในแอป Kaizen Award
1. ปัญหาที่พบ
เขียนให้เห็นภาพว่าเกิด ที่ไหน กับงานอะไร บ่อยแค่ไหน อย่าเขียนแค่ว่า "ทำงานไม่สะดวก" ให้เขียนแบบนี้แทน "แผนกบัญชีต้องรื้อหาแฟ้มขาเข้าวันละ 4 ครั้ง ครั้งละประมาณ 6 นาที"
ถ้านึกไม่ออกว่าปัญหาของตัวเองเป็นแบบไหน ลองดู กลุ่มปัญหาที่พบบ่อย เช่น หาของไม่เจอ หรือ ล่าช้า
2. ข้อมูลก่อน–หลัง
ตัวเลขคือหัวใจของใบไคเซ็น ต้องมี ค่าก่อนทำ ค่าหลังทำ และหน่วยเดียวกัน ทั้งสองฝั่ง
- วัดก่อนลงมือแก้ ถ้าแก้ไปแล้วค่อยนึกตัวเลขย้อนหลัง จะไม่มีอะไรรองรับ
- วัดด้วยวิธีเดียวกันทั้งก่อนและหลัง (หลักการวัดฐานด้วยวิธีเดียวกัน)
- ถ้ายังไม่มีตัวเลข ใช้ ใบตรวจสอบ (Check Sheet) นับสักสองสามวันก่อน
3. สาเหตุ
สาเหตุไม่ใช่การเล่าปัญหาซ้ำด้วยคำอื่น "แฟ้มหาไม่เจอเพราะหาแฟ้มยาก" ยังไม่ได้บอกอะไรเพิ่ม ลองถาม ทำไม-ทำไม ต่อไปจนเจอสิ่งที่แก้ได้ เช่น "ไม่มีตำแหน่งวางที่กำหนดไว้"
และอย่าเขียนสาเหตุว่า "พนักงานไม่ระวัง" เพราะคนพลาดได้เสมอ สิ่งที่ต้องหาคือระบบที่เปิดช่องให้คนพลาด
4. วิธีแก้
บอกให้ชัดว่า เปลี่ยนอะไร จนคนอื่นทำตามได้ ลำดับการคิดที่ได้ผลคือ ECRS ตัดทิ้งก่อน รวมขั้นตอน สลับลำดับ แล้วค่อยทำให้ง่ายขึ้น (หลักการลำดับ ECRS)
วิธีที่อ่อนที่สุดคือ "กำชับ" "อบรมเพิ่ม" หรือ "ตรวจเพิ่ม" เพราะยังพึ่งความจำของคนอยู่ ถ้าทำได้ ให้ป้องกันที่ต้นทางด้วย Poka-yoke หรือ การควบคุมด้วยสายตา (ลำดับชั้นการป้องกันความผิดพลาด)
5. ผลที่ได้
ใส่ตัวเลขหลังทำในหน่วยเดียวกับข้อ 2 ถ้าคิดเป็นเงิน ต้องแสดง ที่มาของตัวเลข เช่น นาทีที่ลด × จำนวนครั้ง × ค่าแรงต่อนาที ให้คนอ่านคำนวณตามได้ (การคำนวณผลประหยัด)
ผลที่ไม่ใช่ตัวเงินก็มีค่า เช่น ปลอดภัยขึ้น ไม่ต้องก้ม หรือคนใหม่ทำได้ทันที เขียนให้วัดได้เท่าที่ทำได้
6. มาตรฐาน กันย้อนกลับ
ถ้าไม่มีมาตรฐาน วิธีใหม่จะหายไปเมื่อคนเปลี่ยน ให้ระบุ สิ่งที่จับต้องได้ เช่น ป้ายติดชั้น เส้นบนพื้น หรือขั้นตอนใน งานมาตรฐาน อย่าเขียนลอย ๆ ว่า "จะทำเป็นมาตรฐานต่อไป"
7. ขยายผล
บอกว่าใช้ที่ไหนแล้วจริง หรือจะนำไปใช้ที่จุดไหนต่อ พร้อมชื่อจุดนั้น (ขยายผลแนวนอน) ถ้ายังไม่ได้ขยายผล ก็เขียนตามจริงได้ ดีกว่าเขียนว่า "จะขยายผลทั้งโรงงาน" โดยไม่มีแผน
ตรวจก่อนส่ง
- อ่านข้อ 1 กับข้อ 5 ติดกันแล้วเห็นความต่างเป็นตัวเลขไหม
- สาเหตุบอกสิ่งที่แก้ได้ หรือแค่เล่าปัญหาซ้ำ
- วิธีแก้เปลี่ยนระบบ หรือแค่ขอให้คนระวังมากขึ้น
- มีรูปก่อน–หลังที่ถ่ายมุมเดียวกันไหม
ถ้าอยากให้มีคนช่วยดูความครบ แอป Kaizen Award จะตรวจใบของคุณทีละหัวข้อ แล้วชี้ว่ายังขาดตรงไหน โดยไม่ให้คะแนนแทนผู้ตรวจ
เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง
กลุ่มปัญหาที่เกี่ยวข้อง
หลักการที่เกี่ยวข้อง
Thailand Kaizen Award จัดโดยสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) · เว็บนี้เป็นเครื่องมือช่วยเตรียมผลงาน ไม่ได้เป็นผู้จัดหรือผู้ตัดสินการประกวด