ไคเซ็นในสำนักงาน — ตัวอย่างและวิธีปรับปรุงงานเอกสารและงานบริการ

งานสำนักงานมีความสูญเปล่าไม่น้อยกว่างานผลิต แต่ มองไม่เห็น เพราะงานอยู่ในแฟ้ม อีเมล และระบบ ไม่ได้กองอยู่บนพื้นให้เห็น ไคเซ็นในสำนักงานจึงเริ่มจาก ทำให้งานมองเห็นได้ก่อน

ปัญหาที่พบบ่อยในสำนักงาน

• หาเอกสารหรือไฟล์ไม่เจอ (หาของไม่เจอ)
• งานรออนุมัติหรือรอคนถัดไป (ล่าช้า)
• กรอกข้อมูลเดียวกันซ้ำหลายระบบ (ซ้ำซาก)
• คนใหม่ไม่เข้าใจขั้นตอน ต้องถามตลอด (ไม่เข้าใจ)
• งานที่มีคนเดียวทำเป็น (แค่บางคนทำได้)

ทำให้งานมองเห็นได้ด้วย Makigami

Makigami คือการวาดผังที่แถวเป็นแผนก คอลัมน์เป็นเวลา แล้วลากเส้นตามเอกสารหนึ่งใบที่วิ่งข้ามแผนก จุดที่เส้นค้างนานคือคอขวด

ส่วนใหญ่ทีมจะพบว่า เวลาที่ทำงานจริงมีน้อยมากเมื่อเทียบกับเวลารอ งานที่ใช้เวลาจริงไม่กี่นาทีอาจใช้เวลาหลายวันกว่าจะจบ เพราะค้างอยู่ในกองงานของแต่ละคน การลดกองงานระหว่างทางจึงลดเวลารวมได้ทันทีโดยไม่ต้องทำงานเร็วขึ้น (ความยาวคิว)

ลดขั้นตอนด้วย ECRS

หลังเห็นผังแล้ว ถาม ECRS กับทุกขั้น

• ตัดทิ้ง ลายเซ็นที่ไม่มีใครตรวจจริง สำเนาที่ไม่มีใครเปิด
• รวม การตรวจสองจุดให้ทำในรอบเดียว
• สลับ ให้ทำพร้อมกันแทนการรอต่อคิว
• ทำให้ง่าย แบบฟอร์มที่เลือกจากรายการแทนการพิมพ์เอง

ตัวอย่างไคเซ็นออฟฟิศ

งานเบิกค่าใช้จ่าย

• ปัญหา เอกสารถูกตีกลับบ่อยเพราะแนบไม่ครบ ใช้เวลาหลายรอบกว่าจะผ่าน
• สาเหตุ ผู้เบิกไม่รู้ว่าแต่ละประเภทต้องแนบอะไร
• วิธีแก้ ทำรายการตรวจสอบแยกตามประเภทค่าใช้จ่ายไว้ที่หัวแบบฟอร์ม
• ผล จำนวนครั้งที่ถูกตีกลับลดลง

มองจากมุมของคนรับงานต่อ แทนที่จะถามว่า "ส่งได้หรือยัง" ให้ถามว่า "เขาเอาไปทำต่อได้ทันทีไหม" (กระบวนการถัดไปคือลูกค้า)

ไฟล์ในไดรฟ์กลาง

• ปัญหา หาไฟล์ฉบับล่าสุดไม่เจอ มีไฟล์ชื่อคล้ายกันหลายฉบับ
• วิธีแก้ ทำ 5ส กับไฟล์ สะสางฉบับเก่า ตั้งกฎชื่อไฟล์เดียวกันทั้งทีม (การติดป้าย)

งานที่คนเดียวทำเป็น

• ปัญหา งานปิดรอบหยุดทุกครั้งที่คนรับผิดชอบลา
• วิธีแก้ ถอดขั้นตอนเป็น OPL และ ตารางทักษะ ให้มีคนสำรองอย่างน้อยหนึ่งคน (ความเสี่ยงงานคนเดียว)

วัดผลงานสำนักงานเป็นตัวเลข

งานสำนักงานวัดได้เสมอ ถ้าเลือกตัววัดถูก

• เวลานำ ตั้งแต่รับงานจนเสร็จ (วัน หรือชั่วโมง)
• จำนวนขั้นตอน หรือจำนวนลายเซ็น
• จำนวนครั้งที่ตีกลับหรือแก้ไข
• เวลาค้นหา ต่อครั้ง

ใช้ ใบตรวจสอบ นับสักหนึ่งสัปดาห์ก่อนแก้ แล้วนับแบบเดียวกันหลังแก้

เริ่มต้นอย่างไร

1. เลือกงานที่มีคนบ่นบ่อยที่สุด
2. ตามเอกสารหนึ่งใบตั้งแต่ต้นจนจบ จดเวลาทุกจุด
3. หาจุดที่รอนานที่สุด แล้วใช้ ECRS
4. เขียนขั้นตอนใหม่เป็น งานมาตรฐาน
5. เขียนเป็นใบไคเซ็นตาม โครง 7 หัวข้อ

ดูตัวอย่างอื่นได้ที่ ตัวอย่างไคเซ็น และถ้าจะส่งประกวดในประเภทงานบริการ อ่าน Thailand Kaizen Award คืออะไร

เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

กลุ่มปัญหาที่เกี่ยวข้อง

หลักการที่เกี่ยวข้อง

Thailand Kaizen Award จัดโดยสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) · เว็บนี้เป็นเครื่องมือช่วยเตรียมผลงาน ไม่ได้เป็นผู้จัดหรือผู้ตัดสินการประกวด